Opgradering af processerne for afvikling af afdelingsmødet

Hen over forårsmånederne blev afdelingsmøderne sædvanligvis afholdt, men mange ting omkring forberedelserne af afdelingsmøderne har været anderledes i år end tidligere. Det har både beboerne og afdelingsbestyrelserne kunnet bemærke.

Først og fremmest har indkaldelsen og materialet til møderne for første gang været distribueret digitalt via e-Boks. Naturligvis undtaget de beboere, som er fritaget for digital post. Ca. 85% af beboerne har modtaget materialet digitalt, og det har givet en stor arbejdsbesparelse for medarbejderne og en endnu større ressourcebesparelse i form af print og papir.

Dog er det ikke alt omkring forberedelsen til afdelingsmøderne, det har været muligt at digitalisere. Tilmelding til spisningen i forbindelse med afdelingsmødet er det ikke lykkedes at digitalisere. Det arbejdes der på at gøre muligt til næste år.

Digitaliseringen af indkaldelserne og materialet til afdelingsmøderne har ikke foregået uden en vis spænding i administrationen. Fx. om det ville påvirke fremmødet til afdelingsmøderne. På den baggrund har der været iværksat en spørgeundersøgelse blandt afdelingsbestyrelserne for at evaluere på processen og give mulighed for evt. at justere på den. Undersøgelsen viser at fremmødet har for de fleste afdelinger været det samme som tidligere, og i nogle få afdelinger større. Nogle afdelingsbestyrelser har tillige oplevet at med digitaliseringen har deltagerne været bedre forberedte til mødet. 

Det må konkluderes, at digitaliseringen af processerne omkring afdelingsmøderne er kommet for at blive, og at administrationen naturligvis arbejder videre på at forbedre disse processer. Beboere fritaget for digital post vil fortsat modtage indkaldelser, materiale m.m. enten med post eller ved omdeling. Og der vil ligesom i år fortsat være fysisk materiale til rådighed på møderne og mulighed for at få printet materialet ud på servicecenteret.

Forslag til afdelingsmødet
I år har det været endnu nemmere for beboere at indsende forslag til afdelingsmødet end tidligere. I år kunne forslag nemlig indsendes både via beboerapp'en, mail og pr. post. Flere og flere vælger at gøre det via beboerapp'en. Ialt er der indsendt 459 beboerforslag, hvoraf 206 blev vedtaget på afdelingsmøderne. 

En stor del af forslagene har omhandlet vedligeholdelsesopgaver og forhold i ordensreglementet, som fx. husdyrhold, brug af fællesrum og udemiljøer.

Flere og flere afdelinger har vedtaget at opføre ladestander til elbiler, og det var også et emne som var på dagsordenen på  afdelingsmøderne i år. 

Her kan du se hvilke afdelinger, som har fået opført ladestandere.